septembre 2, 2020
VOTRE MEILLEURE CONFÉRENCE TÉLÉPHONIQUE EN 7 ÉTAPES
Vous avez peur de votre prochaine conférence téléphonique? Vos réunions sont-elles toujours chaotiques? Sont-ils non organisés? Avez-vous l’impression que personne n’est responsable ou ne prête attention?
Vous pouvez augmenter le succès des réunions tout en diminuant le stress en passant un peu de temps avant et pendant votre appel plus efficacement. De cette façon, vos collègues et clients sont plus susceptibles de trouver de la valeur dans l’appel, de s’engager plus intensément et d’assister à vos réunions plus fréquemment. Il suffit d’un peu de préparation et d’organisation pour que les conférences téléphoniques soient productives et favorisent le progrès.
1. Créez un agenda
N’autorisez aucun de vos appelants à participer à la réunion à l’aveugle. Rédigez un programme de réunion clair. Incluez les noms des participants qui prendront la parole et le sujet dont ils sont responsables. Incluez également toute préparation préalable à la réunion que vos participants doivent effectuer avant la réunion. De cette façon, tout le monde sera préparé et sera plus susceptible de passer son temps efficacement. Vous pouvez également limiter les discussions entre les personnes si elles peuvent se référer à l’ordre du jour pour savoir à qui c’est de parler.
2. Fixez une limite de temps
Pensez à la durée de votre appel et respectez cette limite. Si vos invités savent qu’ils n’ont que 20 minutes pour faire avancer les choses, ils seront plus susceptibles de rester sur la bonne voie. Une limite de temps réduira les conversations secondaires et les tangentes. Si nécessaire, affectez un chronométreur pour vous assurer que tout le monde reste sur la bonne voie.
3. Fournissez des informations de connexion précises
J’imagine qu’un grand pourcentage des conférences téléphoniques est retardé parce que les invités sont confus au sujet des informations de connexion. Envoyez des instructions claires et détaillées pour vous connecter à l’appel et incluez tous les numéros d’appel. L’utilisation d’une intégration de calendrier est un excellent moyen de réduire les erreurs humaines. Testez vous-même votre ligne de conférence avant d’envoyer des informations pour vous assurer que votre ligne d’appel fonctionnera pendant votre réunion.
4. Coupez le son des appelants au besoin
Limitez les distractions liées au bruit de fond en prenant le contrôle et en coupant le son des appelants si nécessaire. Cette fonction vous aidera à rester sur la bonne voie et à tirer le meilleur parti de votre temps d’appel. Vous pouvez même activer le «Mode Conférence» pendant votre appel afin que seuls les orateurs hôtes et invités aient le droit de parler.
5. Posez des questions à l’avance
Pouvez-vous rationaliser votre réunion en posant des questions à l’avance? Cette décision peut être appropriée dans certaines situations, telles que les grands webinaires. Vous pourrez peut-être répondre aux préoccupations de tout le monde en incorporant vos réponses dans votre présentation. C’est également un excellent moyen de se préparer à une session de questions-réponses formelle tenue à la fin de la conférence téléphonique.
6. Ajoutez la visioconférence avec le partage d’écran
Envisagez de vous rencontrer en face à face et d’utiliser le partage d’écran lors d’une vidéoconférence pour apporter un élément visuel à votre réunion. Le partage d’écran est parfait pour partager des présentations, des vidéos, des démos, des documents et tout autre média que vous avez sur votre bureau. Cela peut vous aider, vous et votre public, à être littéralement sur la même longueur d’onde plus rapidement.
7. Décrivez clairement les prochaines étapes
La conférence téléphonique sera une perte de temps à moins que vous ne soyez d’accord sur les prochaines étapes. Qui est responsable de quoi avant la prochaine réunion? Y a-t-il des livrables et des délais à préciser? Assurez-vous de les présenter à tout le monde à la fin afin que vous puissiez maintenir la productivité. N’oubliez pas d’arriver préparé et de rester sur le sujet pour les réunions de conférence les plus efficaces. Vos invités vous remercieront.